Как заполнять журнал посещаемости кружка: обозначения, образец и итоги

Как устроен журнал

Один лист на одну группу и один месяц. В шапке: название группы или кружка, педагог, месяц, дни занятий. Слева список детей по алфавиту. Сверху даты занятий по расписанию, а не все дни месяца. Справа три столбца итогов: был, пропуски, уважительные.

Готовая сетка с подсчётом итогов, печатью и выгрузкой в Excel: журнал посещаемости онлайн. Можно заполнить на экране или распечатать пустой бланк.

Обозначения

Обозначения могут быть другими, важно одно: они одинаковые у всех педагогов центра и объяснены в шапке журнала. Иначе «б» у одного педагога значит «болел», а у другого «был».

Образец заполнения

Пробное у Сони (01.10) не считается в «был»: оно не списывает абонемент. Отработку Тимура (10.10) удобно отмечать отдельной буквой, чтобы она не съела ещё одно занятие из абонемента.

Когда и кто отмечает

1. Педагог отмечает на каждом занятии, в первые минуты или сразу после. Отметки по памяти через неделю почти всегда с ошибками.
2. Ребёнок опоздал - всё равно «+». Если в центре важно учитывать опоздания, договоритесь об отдельном значке.
3. Родитель предупредил о болезни - «у». Не предупредил - «н», даже если потом принёс справку: это решается по правилам договора.
4. Пустых клеток в прошедших датах быть не должно. Пустая клетка - это вопрос, а не отметка.

Как журнал связан с оплатой

Журнал посещаемости кружка - это не формальность. По нему списываются занятия из абонемента, а часто ещё и считается зарплата педагога. Каждая пропущенная отметка - это занятие, которое центр провёл, но не списал.

• Сверяйте журнал с абонементами раз в неделю: у кого заканчиваются занятия, кто ходит без абонемента.
• Правило про «н» запишите в договор: списывается пропуск без предупреждения или нет, за сколько часов надо предупредить.
• Решите заранее, что даёт «у»: отработку, перенос или продление срока. И сколько действует отработка.
• Если педагогу платят за ученика, итог «был» по группе - это и есть база для расчёта.

Плюсы и минусы разных схем оплаты занятий разобраны в статье «Абонемент или разовая оплата».

Частые ошибки

• Журнал на все дни месяца вместо дат по расписанию: путаница и пустые столбцы.
• Разные значки у разных педагогов.
• Отметки в конце недели по памяти.
• Пробное отмечено как «+» и списало занятие у ребёнка, у которого ещё нет абонемента.
• Журнал живёт у педагога дома, и администратор узнаёт про пропуски в конце месяца.

Электронный журнал вместо бумажного

В «Мире занятий» педагог отмечает группу с телефона на экране «Сегодня»: был, не был, уважительная, или «Все пришли» одним касанием. Пробное отмечается само и не списывает абонемент. Отметка «был» сразу списывает занятие, уважительный пропуск не списывает и предлагает отработку. У входа можно поставить планшет с QR: дети или родители отмечаются сами. Подробнее: учёт посещаемости.