Шаблон учёта абонементов в Excel для детского центра
Учёт абонементов в Excel держится на двух листах. В «Абонементах» одна строка на каждый проданный абонемент, в «Посещениях» одна строка на ребёнка на занятии. Остаток считается сам: занятий в абонементе минус отметки «был» за срок его действия. Ниже - готовая таблица с формулами, пример заполнения и правила, которые стоит записать в договор.
Скачать шаблон .xlsxБесплатно, без регистрации и почты. Открывается в Excel, Google Таблицах, LibreOffice и Numbers.Валерий Мифтахов, разработчик и автор «Мира занятий». Текст сверен с работой сервиса 10 октября 2026 г.
Что внутри
- «Абонементы»: одна строка на проданный абонемент. Долг, использовано, остаток и статус считаются формулами.
- «Посещения»: дата, ребёнок, группа и отметка из списка: был, не был, уважительная.
- «Настройки»: списывать ли пропуск без предупреждения и с какого остатка подсвечивать «Продлить».
- «Как пользоваться»: короткая инструкция прямо в файле.
Пример: как выглядит лист «Абонементы»
| Ребёнок | Абонемент | Сумма | Оплачено | Долг | Использовано | Остаток | Статус |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Маша Иванова | 8 занятий | 4 000 ₽ | 4 000 ₽ | 0 | 6 | 2 | Продлить |
| Петя Иванов | 8 занятий | 4 800 ₽ | 2 400 ₽ | 2 400 ₽ | 3 | 5 | Действует |
| Лиза Смирнова | 4 занятия | 2 200 ₽ | 2 200 ₽ | 0 | 4 | 0 | Срок истёк |
| Артём Ким | 12 занятий | 6 000 ₽ | 6 000 ₽ | 0 | 2 | 10 | Действует |
У Маши абонемент на 8 занятий за 4 000 ₽: 5 отметок «был», 1 «не был» без предупреждения и 1 «уважительная». Списано 6 занятий, осталось 2, строка подсвечена жёлтым: пора напомнить о продлении. Этот же пример разобран в статье «Как вести учёт абонементов».
Колонки и формулы
| Колонка | Зачем | Кто заполняет |
|---|---|---|
| Имя ребёнка | Как в журнале. Вместе с фамилией связывает строку с отметками на листе «Посещения» | вы |
| Фамилия ребёнка | Можно оставить пустой, если имена в центре не повторяются | вы |
| Дата рождения | Для групп по возрасту | вы |
| Семья | Одна фамилия семьи на братьев и сестёр: удобно сводить оплату | вы |
| Родитель, Телефон | Кто платит и как связаться | вы |
| Группа, Вид абонемента | Например «Английский Старт», «8 занятий» | вы |
| Занятий | Сколько занятий в абонементе | вы |
| Дата покупки, Действует до | Отметки вне этих дат абонемент не списывают | вы |
| Сумма, Оплачено | Цена абонемента и сколько уже внесено | вы |
| Долг | Сумма минус оплачено; больше нуля - красным | формула |
| Использовано | СЧЁТЕСЛИМН по листу «Посещения»: отметки «был» и, если так решено, «не был» | формула |
| Остаток | Занятий минус использовано | формула |
| Статус | Действует, Продлить, Закончился, Срок истёк | формула |
Остаток в русском Excel выглядит так (упрощённо, без условия по датам):
Как вести: 5 шагов
- Удалите строки примера на листах «Абонементы» и «Посещения» (Маша, Петя, Лиза, Артём выдуманы).
- На листе «Настройки» выберите, списывается ли пропуск без предупреждения, и с какого остатка напоминать о продлении.
- Каждый проданный абонемент - новая строка в «Абонементах». Старые строки не удаляйте: это история оплат.
- После занятия внесите в «Посещения» дату, имя и фамилию ребёнка и отметку из списка: был, не был, уважительная.
- Раз в неделю отфильтруйте «Статус» по «Продлить» и напишите этим семьям, а «Долг» больше нуля - по должникам.
Правила, которые стоит записать в договор
- Какой пропуск списывается: без предупреждения или никакой. В шаблоне это одна настройка.
- За сколько часов предупреждать о пропуске, чтобы он считался уважительным.
- Сколько действует абонемент и что происходит с остатком после срока.
- Как работают заморозка и отработка и сколько раз за абонемент.
Частые вопросы
Остаток = «Занятий» минус «Использовано». «Использовано» считает СЧЁТЕСЛИМН: сколько на листе «Посещения» отметок «был» у этого ребёнка с даты покупки по «Действует до». Если на листе «Настройки» выбрано списывать пропуски без предупреждения, к ним добавляются отметки «не был».
Да. Это обычный .xlsx: его открывают Excel, Google Таблицы (Файл → Импорт), LibreOffice и Numbers. Формулы пересчитываются при открытии. В русском Excel вы увидите их как СЧЁТЕСЛИМН с точкой с запятой.
Заморозку проще всего оформить сдвигом даты «Действует до». Отработку отмечайте на листе «Посещения» обычной отметкой «был» в той группе, куда ребёнок пришёл: занятие спишется с его абонемента.
Да. Колонки ребёнка и семьи названы так, как их понимает импорт в кабинете. Перенесём детей, семьи и абонементы с остатками из вашей таблицы (Excel или CSV). Можно загрузить самим или прислать нам на info@mir-zanyatiy.ru, обычно заводим за 2 рабочих дня.
Абонементы, которые списываются сами
В «Мире занятий» отметка посещения списывает занятие, долг считается сам, а родитель видит остаток в своём кабинете. Бесплатно до 30 учеников.